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Conformité

Code de conformité de Progroup AG et de ses filiales ("Code")

Remarque préliminaire

Le Code décrit les règles de conduite fondamentales à respecter dans la vie des affaires et dans le cadre de collaborations au sein de Progroup AG (ci-après "Progroup" ou "Entreprise"). Il présente les 10 principaux aspects. Une conduite responsable et conforme à la loi est fondamentale pour instaurer la confiance au sein de l'entreprise, mais aussi vis-à-vis des clients, des fournisseurs et d'autres partenaires commerciaux. Le Code est l'expression d'une culture d'entreprise axée sur ce principe ; son respect par les organes et les employés de Progroup est une priorité.

 

1. Concurrence loyale

Le droit de la concurrence et des cartels a pour but de garantir et de préserver une concurrence libre et authentique dans l'intérêt de tous les acteurs du marché.

 

Les règles prévues par le droit des cartels visent en particulier l'interdiction d'accords entre les concurrents vis-à-vis des prix, des répartitions géographiques, des clients ou des quantités de production, ainsi que l'interdiction d'un abus de position dominante sur le marché.

 

Le respect strict de toutes les prescriptions touchant au droit de la concurrence et des cartels est d'une importance cruciale pour tous les employés de Progroup. Aucune exception ne sera admise.

 

2. Interdiction des pratiques de corruption, des pots-de-vin et des octrois d'avantages ; conduite à adopter en cas de donations

La corruption, les pots-de-vin et les octrois d'avantages – quelle qu'en soit leur forme – ne sont pas tolérés dans notre maison. Au regard de notre activité commerciale, aucun avantage personnel ne doit être demandé et, par principe, aucun avantage personnel ne doit être accepté, proposé ou octroyé. Cela vaut également pour les pays pouvant connaître des pratiques divergentes. Indépendamment de cela, il peut y avoir des situations qui ne sont pas concernées par l'interdiction précitée, mais qui sont susceptibles d'altérer la capacité de discernement de nos employés ou de nos partenaires commerciaux. Cela concerne notamment les cadeaux et les invitations. Chacun de nous est tenu de toujours avoir conscience des risques qui y sont liés et de se concerter avec son supérieur en cas de doute.

 

3. Sécurité et éco-responsabilité

Se comporter de manière responsable, c'est aussi éviter et maîtriser de manière sûre les dangers pour l'Homme et la Nature. Cela vaut pour tous les domaines de notre entreprise, notamment pour la production. Le rapport entre les coûts de production et la sécurité des produits doit toujours s'établir au profit de la sécurité.

 

Le respect de toutes les consignes de sécurité est indispensable, peu importe si celles-ci sont imposées par la loi, sont promulguées par les instances compétentes ou figurent dans les directives internes de l'entreprise. Chacun de nous est responsable de la sécurité dans son environnement de travail.

 

Pour nous, l'adoption d'une conduite éco-responsable n'est pas seulement une obligation commerciale, mais également une condition essentielle pour préserver les ressources naturelles et donc notre rentabilité et notre compétitivité sur le long terme. Nous aspirons à une utilisation responsable des ressources naturelles. Le respect des consignes environnementales en vigueur est considéré comme un minimum.

 

4. Responsabilité sociale

Le respect des Droits de l'Homme et des standards sociaux fondamentaux est un principe essentiel pour la cohabitation humaine. Nous observons ce principe sans restriction.

 

Nous rejetons toute forme de travail forcé et de travail des enfants. Nous respectons les dispositions légales visant à garantir des conditions de travail équitables, y compris celles relatives aux salaires, au temps de travail et à la protection de la vie privée. Dans tous les services de Progroup, les conditions de travail doivent être telles que le respect de ces droits et de ces normes soit toujours garanti.

 

5. Interdiction de toute discrimination

Tous les employés ont le droit d'être traités de la manière la plus juste, la plus courtoise et la plus respectueuse possible par leurs supérieurs et leurs collègues.

 

Personne ne doit subir de discrimination fondée sur son origine raciale ou ethnique, son genre, sa religion ou ses convictions, son handicap, son âge ou son identité sexuelle, voire sur d'autres traits de caractère personnels, donc être désavantagé sans raison objective.

 

Nous sommes tous tenus de respecter la dignité et la sphère personnelles ainsi que les autres droits individuels d'autrui. Les harcèlements et toute forme de contacts corporels non souhaités sont interdits.

 

6. Protection des biens de l'entreprise, de la propriété intellectuelle et des secrets commerciaux

La propriété de l'entreprise ne doit être utilisée qu'à des fins commerciales et de manière appropriée, sauf si une utilisation privée est expressément autorisée. Dans tous les autres cas dérogeant à cette exception, la propriété de l'entreprise ne doit ni faire l'objet d'un usage abusif à des fins privées, ni être cédée à des tiers, dans la mesure où cela porterait atteinte aux intérêts de l'entreprise. Chacun de nous est tenu de protéger la propriété de l'entreprise contre toute perte, dommage ou vol. Le matériel de bureau et les équipements de travail, les échantillons et les produits sont, eux aussi, des biens appartenant à l'entreprise.

 

Chacun de nous en est responsable et doit faire le nécessaire pour protéger également la propriété intellectuelle (par ex. les brevets, les marques ou le savoir-faire) de Progroup contre toute attaque externe ou perte. À l'inverse, nous nous devons de respecter la propriété intellectuelle d'autrui.

 

Les secrets commerciaux et les autres informations pertinentes de l'entreprise doivent être traités de manière confidentielle, avec le plus grand soin, et protégés contre toute prise de connaissance par des personnes non autorisées. Les employés qui accèdent aux secrets commerciaux et aux informations confidentielles ne doivent pas transmettre ces derniers à des tiers non autorisés ou les utiliser autrement qu'à des fins professionnelles.

 

7. Prévention des conflits d'intérêts 

Chacun de nous doit signaler à son supérieur toute intention d'accepter une mission ou un mandat dans une autre entreprise ainsi que la prise de fonctions annexes rémunérées, voire l'intention d'entreprendre des activités commerciales en dehors de Progroup. Le supérieur demandera l'accord de la direction. Cette obligation de signalement vis-à-vis du supérieur et l'obligation d'accord de la direction qui s'ensuit sont également valables pour les participations en capital et les participations aux bénéfices dans des entreprises non cotées en bourse s'avérant être des concurrents ou des partenaires commerciaux (fournisseurs, prestataires de services, clients, etc.) de Progroup.

 

Au quotidien, nous pouvons être confrontés à des cas de décision où les intérêts de l'entreprise sont contraires à nos intérêts personnels. Ce genre de conflits d'intérêts entre les tâches professionnelles d'un employé et ses intérêts personnels doit être évité. Si ces conflits d'intérêts surviennent quand même, ils doivent être résolus dans le respect du droit, de la loi et des directives en vigueur. Les collaborateurs ne doivent pas faire référence à leur fonction au sein de l'entreprise s'ils expriment des avis personnels en public.

 

Il peut y avoir des conflits d'intérêts au sein de Progroup, également. Si de tels conflits d'intérêts surviennent ou menacent de survenir (par ex. lors de la conclusion ou de l'exécution d'un contrat avec d'autres groupes commerciaux), leur résolution doit faire l'objet d'une concertation avec la direction.

 

8. Comptabilité complète, honnête et conforme à la loi 

Il n'est permis d'effectuer des transactions, y compris d'utiliser les actifs ou les fonds des sociétés de Progroup, que si les opérations respectives sont correctement enregistrées et comptabilisées.

 

Toutes les entrées dans les livres de comptes et les documents de Progroup doivent correspondre à la vérité et être complètes et précises. Elles doivent être ininterrompues et être effectuées conformément aux directives de comptabilité en vigueur.

 

Les demandes de paiement doivent être soumises et les paiements réalisés uniquement dans l'intérêt de l'entreprise, et seulement à des fins autorisées par la loi. Ils doivent concorder avec les documents de paiement correspondants.

 

9. Utilisation économique des ressources de l'entreprise 

L'utilisation économique des ressources de l'entreprise est une évidence. À chaque fois que des ressources matérielles et pécuniaires, mais aussi personnelles, sont utilisées, il faut vérifier si cela s'effectue dans l'intérêt de Progroup.

 

10. Ambassadeurs de l'entreprise 

Nous sommes tous perçus comme des représentants de l'entreprise au travers de nos actes. Nous devons en être conscients tous les jours. Les comportements nuisant à la réputation de l'entreprise ne sont pas tolérés. En contribuant à une perception positive de Progroup par notre travail et notre comportement personnel, nous soutenons aussi le succès économique de l'entreprise.

 

Landau, en janvier 2019

Progroup AG

Le directoire

Welcome to the Progroup whistleblower system.

The trust of our customers, suppliers and other business partners, the shareholders and the other capital providers as well as of authorities, the public and other stakeholders in a legally compliant and responsible conduct of all employees is of great importance for the reputation and success of the Progroup Group.

 

Compliance with legal requirements and internal regulations is therefore a top priority for Progroup. Only if rules and standards are observed can we avert damage from our company, our employees and our business partners. Misconduct must therefore be detected at an early stage, clarified thoroughly and remedied immediately.

 

We have set up an electronic whistleblower system to investigate indications for violations fairly and appropriately. This provides employees of Progroup Group and external third parties the opportunity to contact the Compliance department at Progroup via an Internet-based communication platform, exchange documents and stay in touch via their own mailbox.

 

All this works in a confidential and protected manner. Whistleblowers can decide for themselves whether they wish to make themselves known by name or remain anonymous.

 

The following link will take you to the electronic whistleblower system:

https://progroup.integrityline.org/

 

In addition, you can also report violations by email to compliance@progroup.ag, by post to Progroup AG, Legal and Compliance Department, Horstring 12, 76829 Landau in der Pfalz, Germany, or in person as an employee to the Legal and Compliance Department.

PROGROUP BOARD LIMITED - UK TAX STRATEGY STATEMENT

This statement sets out the UK tax strategy of Progroup Board Limited (“the company”).

 

The publication of this statement is regarded as fulfilling the company’s obligation under Paragraph 22(2) Schedule 19 Finance Act 2016 to publish its UK tax strategy during the financial year ended 31 December 2019.

 

This tax strategy applies from the date of publication until it is superseded and covers all UK taxes applicable to the company.

 

APPROACH TO TAX RISK MANAGEMENT AND GOVERNANCE

The company is committed to compliance with UK tax law, regulation and disclosure requirements by:

  • Paying the right amount of tax at the right time,
  • Filing complete and accurate returns on a timely basis,
  • Seeking to utilise available tax reliefs and incentives where available in a manner which is consistent with the government’s policy objectives.

Overall responsibility for the company’s tax strategy rests with the company’s Board of Directors. Day to day management of the company’s tax affairs is undertaken by the finance team.  External advisers are engaged to provide additional expertise where it is considered appropriate.

 

TAX PLANNING

The company does not engage in tax planning that does not support genuine commercial activity nor does it participate in artificial tax avoidance schemes to reduce its UK tax liabilities.  The company does not seek to structure transactions in ways that give tax results inconsistent with their underlying economic consequences.

 

TAX RISK MANAGEMENT

The company takes a responsible approach to managing its tax affairs and seeks to comply with all statutory obligations.  Third party advice is sought where it is considered appropriate, typically where there is a material level of uncertainty or complexity.  The company’s approach to tax risks follows the same principles that apply to other business risks and includes consideration of reputational and other non-financial risks.  By being tax compliant the company aims to minimise tax risk.

 

RELATIONSHIP WITH HMRC

The company maintains a good working relationship with HMRC and complies with all applicable tax laws and regulations. In its dealings with HMRC, the company acts in an open and transparent manner and in the event of a disagreement aims to resolve matters in a timely manner through the provision of full and accurate information, open and honest dialogue and the willingness wherever possible to reach an agreement.

 

This strategy is owned and approved by the Board of Directors of Progroup Board Limited.

[December 13th 2019]

List of entities covered by the Tax Strategy

Progroup Board Limited

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