Compliance

Vorbemerkung

Der Kodex beschreibt die Grundregeln für das Verhalten im geschäftlichen Verkehr und die Zusammenarbeit im Konzern der Progroup AG (nachfolgend „Progroup“ oder „Unternehmen“) unter den 12 wichtigsten zentralen Aspekten. Verantwortungsvolles und gesetzeskonformes Handeln ist die Grundlage für Vertrauen innerhalb des Unternehmens wie auch im Verhältnis zu Kunden, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern. Der Kodex ist Ausdruck der darauf ausgerichteten Unternehmenskultur, seine Beachtung durch die Organe und Mitarbeiter der Progroup oberstes Gebot.

1. Fairer Wettbewerb
Das Wettbewerbs- und Kartellrecht bezweckt die Sicherung und Aufrechterhaltung eines freien und unverfälschten Wettbewerbs im Interesse aller Marktteilnehmer.
Kartellrechtliche Gebote und Verbote betreffen insbesondere das Verbot von Absprachen zwischen Wettbewerbern über Preise, Gebietsaufteilungen, Kundenschutz oder Produktionsmengen sowie das Verbot des Missbrauchs einer marktbeherrschenden Stellung.

Die strikte Beachtung sämtlicher wettbewerbs- und kartellrechtlichen Vorschriften ist für alle Mitarbeiter der Progroup von höchster Bedeutung. Ausnahmen hiervon sind nicht zulässig.

2. Verbot von Korruption, Bestechung und Vorteilsgewährung; Umgang mit Zuwendungen
Korruption, Bestechung und Vorteilsgewährung - gleichgültig in welcher Form - werden bei uns nicht geduldet. Im Zusammenhang mit unserer geschäftlichen Tätigkeit dürfen keine persönlichen Vorteile gefordert und grundsätzlich keine persönlichen Vorteile angenommen, angeboten oder gewährt werden. Dies gilt auch für Länder, in denen es hiervon abweichende Gebräuche geben mag. Unabhängig hiervon können Situationen entstehen, die zwar nicht unter vorstehendes Verbot zu fassen, aber geeignet sind, die Urteilsfähigkeit unserer Mitarbeiter oder Geschäftspartner in Frage zu stellen. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit Geschenken und Einladungen. Jeder von uns ist gehalten, sich die hiermit verbundenen Risiken stets bewusst zu machen und in Zweifelsfällen Rücksprache mit seinem Vorgesetzten zu halten.

3. Geldwäschebekämpfung
Wir arbeiten nur mit integren Geschäftspartnern zusammen. Alle erforderlichen und angemessenen Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche werden ergriffen, um bereits im Vorfeld zu verhindern, dass die wahre Herkunft illegal erzielter Einnahmen überhaupt verschleiert werden kann. Verdächtige Transaktionen in Bezug auf Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung oder eine Verschleierung des wirtschaftlichen Berechtigten werden von uns identifiziert und den zuständigen Stellen bei Bedarf mitgeteilt.

4. Sicherheit und Umweltverantwortung
Die Vermeidung und sichere Beherrschung von Gefahren für Mensch und Natur ist ein wesentlicher Bestandteil verantwortungsbewussten Handelns. Dies gilt für alle Bereiche unseres Unternehmens, insbesondere für die Produktion. Die Abwägung zwischen Produktionskosten und Produktsicherheit muss stets zugunsten der Sicherheit ausfallen.

Unabdingbar ist die Einhaltung aller Sicherheitsvorschriften, gleichgültig ob sie vom Gesetz vorgegeben, von den zuständigen Behörden erlassen oder in Unternehmensrichtlinien enthalten sind. Jeder ist für die Sicherheit in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich.

Umweltbewusstes Handeln ist für uns nicht nur eine unternehmerische Pflicht, sondern auch eine wichtige Voraussetzung, um die natürlichen Ressourcen und damit unsere Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu erhalten. Wir verfolgen grundsätzlich einen verantwortungsvol­len Umgang mit natürlichen Ressourcen. Die Einhaltung der jeweils gültigen Umweltschutzvorschriften wird als Minimalstandard betrachtet.

5. Menschenrechte und soziale Verantwortung
Jedes Unternehmen ist verpflichtet Menschenrechte zu achten. Wir als Progroup wollen sicherstellen, dass bei uns und entlang unserer Wertschöpfungsketten keine Menschenrechte verletzt werden. Alle Mitarbeitenden, Geschäftspartner und relevante Beteiligte sind dazu aufgerufen an diesem Ziel aktiv mitzuwirken. Als Unternehmen streben wir täglich danach, international anerkannten Menschenrechten, wo immer es uns möglich ist, zur Durchsetzung zu verhelfen. Wir bekennen uns ausdrücklich zu den folgenden Standards:

• Allgemeine Erklärung der Menschenrechte der Vereinten Nationen
• Leitprinzipien der Internationalen Arbeitsorganisation

Wir legen besonderen Wert darauf, dass bei Progroup und unseren Geschäftspartnern insbesondere Menschenhandel, Zwangsarbeit, Kinderarbeit und Diskriminierung jeglicher Art verhindert werden. Außerdem setzen wir uns dafür ein, dass Rechte auf Vereinigungsfreiheit und Kollektivverhandlungen gewahrt sind und gleichwertige Arbeit gleich entlohnt wird.

Wir halten uns an die gesetzlichen Regelungen zur Sicherung fairer Arbeitsbedingungen, einschließlich solcher zu Arbeitszeiten und zum Schutz der Privatsphäre. Die Arbeitsbedingungen müssen in allen Bereichen von Progroup so beschaffen sein, dass die Einhaltung dieser Rechte und Standards stets gewährleistet ist.

6. Arbeitsklima, Verbot von Herabwürdigung und Diskriminierung
Alle Mitarbeitenden müssen einen fairen, höflichen und respektvollen Umgang untereinander und gegenüber Dritten pflegen.

Progroup duldet keine herabwürdigenden, erniedrigenden, ehrverletzenden Worte und Taten sowie vergleichbar respektlose Verhaltensweisen. Kommunikation erfolgt bei uns auf Augenhöhe: offen, direkt und wertschätzend. Unser Arbeitsklima ist geprägt von Kooperation und gegenseitiger Unterstützung. Wir sehen Vielfalt als Stärke und stehen füreinander ein.

Wir ermutigen unsere Mitarbeitenden, unterschiedliche Standpunkte und Perspektiven ehrlich zu äußern. Meinungsverschiedenheiten werden stets konstruktiv und respektvoll gelöst. Kritik muss sachlich und lösungsorientiert erfolgen und sollte dabei nach Möglichkeit im direkten Gespräch mit den betroffenen Kolleginnen und Kollegen ausgedrückt werden.

Systematische, wiederholte und regelmäßige Anfeindungen, Schikanierungen, Ausgrenzungen, Zurückweisungen oder Bloßstellungen (z.B. in Form von Mobbing) untereinander oder durch Führungskräfte haben bei Progroup keinen Platz. Jeder Mitarbeitende ist dazu angehalten, derartige Verhaltensweisen zu unterlassen. Niemand darf aus Gründen der Rasse oder der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters, der sexuellen Identität oder aufgrund sonstiger persönlicher Eigenschaften diskriminiert, das heißt herabgewürdigt oder ohne sachlichen Grund benachteiligt werden.

Wir alle sind verpflichtet, die persönliche Würde und Privatsphäre sowie weitere Persönlichkeitsrechte anderer Personen zu achten. Belästigungen, egal ob sexueller oder nicht sexueller Art, sowie jede Form unerwünschter körperlicher Kontakte sind verboten.

Führungskräfte haben im Umgang mit allen Mitarbeitenden von Progroup eine besondere Vorbildfunktion. Sie müssen zudem jede Form von Diskriminierung, Beleidigung oder Mobbing, von der sie Kenntnis erlangen, aktiv unterbinden und Hinweisen auf unerwünschte Verhaltensweisen nachgehen.

Jeder Mitarbeitende, der sich von einer Herabwürdigung oder Diskriminierung betroffen fühlt, kann formlos und anonym über die einschlägigen Hinweisgeberkanäle Kontakt aufnehmen oder sich direkt an die für Diskriminierung zuständige Stelle im Unternehmen wenden. Hinweisgebende Personen dürfen nicht als Reaktion auf eine Meldung benachteiligt werden.

7. Spenden und Sponsoring
Unsere Spenden und unser Sponsoring sind transparent und am Gemeinwohl orientiert. Wir unterstützen vor allem lokale, regionale und gemeinnützige Aktivitäten und Organisationen. Die Auswahl und Freigabe erfolgen nach einem vom Vorstand festgelegten Prozess. Wir erwarten keine Gegenleistung für unsere Spenden.

Es wird nicht an politische Parteien, Politiker, Amtsinhaber oder politische Kandidaten gespendet.

8. Schutz von Firmeneigentum, geistigem Eigentum und Geschäftsgeheimnissen
Das Eigentum des Unternehmens darf grundsätzlich nur für geschäftliche Zwecke und sachgemäß genutzt werden, es sei denn eine private Nutzung ist ausdrücklich gestattet. Ansonsten darf Unternehmenseigentum weder zu privaten Zwecken missbraucht noch Dritten überlassen werden, soweit dies die Interessen des Unternehmens beeinträchtigen würde. Jeder von uns ist verpflichtet, es vor Verlust, Beschädigung oder Diebstahl zu schützen. Auch Büro- und Arbeitsmaterial, Warenmuster und Produkte sind Firmeneigentum.

Jeder von uns ist dafür verantwortlich und muss alles Notwendige unternehmen, um auch das geistige Eigentum der Progroup wie z.B. Patente, Marken oder Know-how vor Angriffen anderer oder Verlust zu schützen. Umgekehrt ist auch durch uns das geistige Eigentum anderer zu respektieren.

Geschäftsgeheimnisse und andere unternehmensrelevante Informationen sind vertraulich und mit großer Sorgfalt zu behandeln und vor Kenntnisnahme durch nicht befugte Personen zu schützen. Mitarbeiter, die Zugang zu Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen haben, dürfen diese nicht an unbefugte Dritte weitergeben oder sie zu anderen als zu dienstlichen Zwecken ver­wenden.

9. Vermeidung von Interessenkonflikten
Jeder von uns muss die beabsichtigte Annahme eines Auftrags oder Mandats in einem anderen Unternehmen sowie die Aufnahme einer entgeltlichen Nebentätigkeit oder die Absicht einer aktiven unternehmerischen Betätigung außerhalb der Progroup seinem Vorgesetzten mitteilen, der die Geschäftsleitung um Zustimmung ersucht. Die gleiche Meldepflicht gegenüber dem Vorgesetzten und das Erfordernis der Zustimmung der Geschäftsleitung gelten für Kapital- und Gewinnbeteiligungen an nicht börsennotierten Unternehmen, bei denen es sich um Wettbewerber oder Geschäftspartner (Lieferanten, Dienstleister, Kunden u. ä.) der Progroup handelt.

Im Geschäftsalltag können wir vor Entscheidungensituationen gestellt werden, in denen die Interessen des Unternehmens im Widerspruch zu unseren persönlichen Interessen stehen. Solche Interessenkonflikte zwischen den dienstlichen Aufgaben eines Mitarbeiters und seinen persönlichen Interessen sind zu vermeiden. Treten sie trotzdem auf, sind sie unter Beachtung von Recht und Gesetz sowie der geltenden Richtlinien zu lösen. Bei privaten Meinungsäußerungen in der Öffentlichkeit sollen sich Mitarbeiter nicht auf ihre Funktion im Unternehmen berufen.

Auch innerhalb der Progroup kann es zu Interessenkonflikten kommen. Entstehen oder drohen solche Interessenkonflikte (z. B. beim Abschluss oder der Durchführung von Verträgen mit anderen Konzernunternehmen), ist ihre Lösung mit der Geschäftsleitung abzustimmen.

10. Gesetzesgemäße, lückenlose und wahrheitsgemäße Buchführung
Die Durchführung von Geschäften einschließlich der Verwendung von Vermögenswerten oder Geldmitteln von Gesellschaften der Progroup sind nur dann zulässig, wenn die jeweiligen Vorgänge ordnungsgemäß verbucht und ausgewiesen werden.

Alle Eintragungen in Bücher und Unterlagen der Progroup müssen der Wahrheit entsprechen sowie vollständig und genau sein. Sie müssen lückenlos und gemäß den gültigen Buchführungsvorschriften vorgenommen werden.

Zahlungsanträge sowie Zahlungen dürfen ausschließlich im Unternehmensinteresse und nur für gesetzlich zulässige Zwecke gestellt bzw. vorgenommen werden. Sie müssen mit den entsprechenden Zahlungsunterlagen übereinstimmen.

11. Sparsamer Umgang mit Unternehmensressourcen
Der sparsame Umgang mit Unternehmensressourcen ist selbstverständlich. Bei jedem Einsatz von Sach- und Geldmitteln, aber auch von personellen Ressourcen ist zu prüfen, ob er im Interesse der Progroup erfolgt.

12. Botschafter des Unternehmens
Wir alle werden in unserem Tun als Vertreter des Unternehmens wahrgenommen. Dessen müssen wir uns täglich aufs Neue bewusst sein. Rufschädigendes Verhalten wird nicht toleriert. Indem wir durch unsere Arbeit und unser persönliches Verhalten zur positiven Wahrnehmung der Progroup beitragen, unterstützen wir auch den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

Landau, im Januar 2026

Progroup AG
Der Vorstand